کل تیم ما، به‌صورت پیش‌فرض به قرارهای کافه‌ای دعوت است. اما اغلب، چند نفر به دلایلی مثل مرخصی بودن، داشتن کارهای شخصی یا گاه به خاطر اینکه در طول آن روز جلسات متعددی داشته‌اند و می‌خواهند به سایر کارهای خود برسند، غایب هستند. جلسات همیشه به موقع شروع می‌شوند و وقتی چند نفر هنوز نرسیده‌اند، شروع آن را به تعویق نمی‌اندازیم.

قرارهای کافه‌ای روزانه ما، کاملا غیررسمی برگزار می‌شوند. بعضی‌ها با یک نوشیدنی گرم یا سرد در دست وارد می‌شوند، بعضی‌ها با همسرانشان می‌آیند یا کودک یا گربه خانگی خود را به همراه می‌آورند. حتی این امکان وجود دارد که اگر کسی خواست، شامش را همان‌جا صرف کند. مثلا یک بار من که همان شب پرواز داشتم، این کار را کردم. تنها کاری که شاید در این جلسات راحت انجام نداده باشیم، دوش گرفتن بوده است!

بعد از برگزاری چند صدباره این جلسات کافه‌ای، چیزهایی یاد گرفتیم که آنها را برای ما ارزشمند کرده است. مثلا همیشه جلسه را با گفت‌وگوهای کوتاه پنج دقیقه‌ای اجباری شروع می‌کنیم، چون به‌عنوان حرفه‌ای‌های باانگیزه متوجه شده‌ایم که ترجیح می‌دهیم بحث در مورد موضوعات مهم و پیچیده را هرچه زودتر شروع کنیم. اما همواره باید به خودمان یادآوری کنیم که حرف‌های غیرکاری هم برای حفظ همکاری و صمیمیت تیم مهم هستند.

تعیین دستورالعمل‌ها را به بعد موکول نمی‌کنیم. همان‌جا لیستی از موضوعات مدنظرمان را تهیه می‌کنیم، تایپ می‌کنیم و گفت‌وگوها را طبق لیست پیش می‌بریم.

خیلی خوب است که برای داشتن قرارهای کافه‌ای روزانه یک باکس زمانی داشته باشیم. برای استند‌آپ‌های روزانه قدیمی با تیم‌های همیشگی، توصیه متداول این است که حداکثر ۱۵ دقیقه هر روز صحبت شود. اما تیم‌های دورکار برای حفظ انسجام تیمی خود به زمان بیشتری نیاز دارند، بنابراین باکس زمانی را به ۳۰ دقیقه افزایش داده‌ایم. اگر جلسه‌ای بیش از این طول بکشد، شرکت‌کننده‌ها خسته و حواسشان پرت می‌شود. گاهی اوقات که تعداد اعضای تیم کم است و موضوع مهمی برای صحبت کردن وجود ندارد، قرارهای کافه‌ای ما فقط چند دقیقه طول می‌کشند. در برخی مواقع دیگر حدود نیم ساعت جلسه داریم که بیشترین تایم جلسه ما است.

معمولا سه یا چهار موضوع برای گفت‌وگو مطرح می‌شود که بحث کردن در مورد آنها به‌طور کلی ۱۰ تا ۲۰ دقیقه زمان می‌برد. اگر موضوع بزرگ و مهمی وجود داشته باشد، صحبت و تصمیم‌گیری در مورد آن، در موقع لزوم به تعداد کمتری از افراد در مکالمات تلفنی جداگانه، واگذار می‌شود. این خیلی عادی است که در جلسه کافه‌ای، یکی از اعضای تیم به دیگری بگوید: «خب، بگذار بعد از این جلسه در مورد جزئیات تلفنی صحبت کنیم.» همه ما می‌دانیم که نباید وقت همدیگر را در مورد موضوعاتی که به همه ربط ندارد، تلف کنیم.

خوب است که برای قرارهای کافه‌ای روزانه، مراسم شروع و پایان داشته باشید. تیم ما عادت دارد در پایان هر جلسه، با نشان دادن انگشتان دست افراد، به کیفیت آن جلسه امتیاز بدهد، چون می‌خواهیم این جلسات موثر باشند. امتیاز کم از طرف هر یک از اعضای تیم، این آگاهی را ایجاد می‌کند که باید نکته‌ای را در مورد جلسه ارتقا دهیم. از آرا عکس می‌گیریم و آن را در برنامه اسلک به اشتراک می‌گذاریم.

حالا ممکن است این سوال برای شما پیش بیاید که چه زمانی به هم می‌گوییم «دیروز این کار را انجام دادم، و قرار است امروز این کار را انجام بدهم.»‌ (مربوط به قسمت قبل) این بخش را به قسمت «به‌روزرسانی‌های روزانه» در برنامه اسلک منتقل کرده‌ایم.

«با صدای بلند کار کردن» رویکردی است که جان استپر، نویسنده و کارآفرین آن را معرفی کرده و از افراد می‌خواهد کاری را که انجام می‌دهند و دلیل آن را دائما با همکاران خود به اشتراک بگذارند. ایده این است که با منتشر کردن مقاصد کاری خود برای افرادی که به دانستن آن علاقه دارند (از همه مهم‌تر تیمی که با آنها کار می‌کنید)، آنها راحت‌تر می‌فهمند که شما چه کار می‌کنید و با توصیه‌ها و پیشنهادهای خود، همکاری بهتری با شما خواهند داشت.

تیم ما یک کانال با عنوان «کار کردن با صدای بلند» در برنامه اسلک ایجاد کرده که هر روز به‌روز می‌شود و همه اعضای تیم به آن متصل هستند. هم‌تیمی‌های مختلف، به‌روزرسانی‌های خود را در زمان‌های مختلفی از روز ارسال می‌کنند، اما بیشتر آنها ترجیح می‌دهند صبح‌ها این کار را انجام دهند. مناطق زمانی مختلف ما که از کالیفرنیا تا لهستان را دربرمی‌گیرد، به این معنی است که به‌روزرسانی‌ها در اسلک، در کل روز انجام می‌شود.

 منبع:مترجم: مریم رضایی از دنیای اقتصاد منبع: کتاب Startup, Scaleup, Screwup